Datenschutzerklärung

Der OeAD-GmbH ist es ein besonderes Anliegen, alle personenbezogenen Daten, die Sie uns anvertrauen, zu schützen und sicher zu verwahren. In diesem Dokument erfahren Sie mehr darüber, wie und wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und verarbeiten. Wir stellen technisch und organisatorisch sicher, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern eingehalten werden.

1. Allgemeine Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung), insbesondere:

2. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung – Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien.

Unser Datenschutzbeauftragter ist Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.  

Im Rahmen unserer elektronischen Datenverarbeitung beauftragen wir IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Dienstleistern können Sie unter datenschutz@oead.at erfragen. 

3. Einwilligung und Recht auf Widerruf

3.1. Einwilligung
Ist für die Verarbeitung Ihrer Daten Ihre Einwilligung notwendig, verarbeiten wir diese erst nach Vorliegen Ihrer Einwilligung.  

3.2. Minderjährige Personen
Grundsätzlich verarbeiten wir keine Daten minderjähriger Personen aufgrund von Einwilligungen gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit a DSGVO. Mit Ihrer Nutzung unserer Online-Services (Website, Newsletter, Veranstaltungsanmeldung) bestätigen Sie, dass Sie das 14. Lebensjahr vollendet haben oder die Zustimmung Ihres gesetzlichen Vertreters/Ihrer gesetzlichen Vertreterin vorliegt.  

3.3. Widerruf
Ihre Einwilligung können Sie jederzeit unter folgender E-Mail-Adresse widerrufen: datenschutz@oead.at. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten werden durch einen Widerruf jedoch nicht berührt.

Cookies und Tracking können durch Ihre entsprechenden Browser-Einstellungen geblockt oder über unserer Website gemäß Punkt 6.4 widerrufen werden.  

4. Ihre Rechte

4.1. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung, Beschwerde und Datenübertragbarkeit
Sie haben gegenüber der Verantwortlichen OeAD-GmbH jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder anderweitige Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten bestehen, haben Sie das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, (wo anwendbar) auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at). 

4.2. Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Wenden Sie sich zur Inanspruchnahme eines der genannten Rechte bitte an uns unter datenschutz@oead.at oder schreiben Sie an: OeAD-GmbH, z. Hd. Datenschutzbeauftragter Mag. Christian Pichler-Stainern, Ebendorferstraße 7, 1010 Wien.

Eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde richten Sie bitte direkt an die oben genannte Adresse der österreichischen Datenschutzbehörde.

5. Allgemeines zu den Online-Services (Websites, Newsletter, elektronische Kontaktaufnahme, Veranstaltungsanmeldung)

5.1. Freiwilligkeit der Offenlegung Ihrer Identität
Sie können unser Online-Angebot grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wenn Sie allerdings eine Anfrage per E-Mail stellen oder sich für einen unserer Newsletter registrieren, fragen wir Sie nach Ihrem Namen und nach anderen persönlichen Informationen wie Ihrer E-Mail-Adresse. Diese personenbezogenen Daten benötigen wir zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage bzw. zum Versand unserer Newsletter. Ebenso müssen wir Daten zum Nachweis unserer Tätigkeit insbesondere gegenüber unserem Auftraggeber (Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, BMBWF) sowie für die allfällige Geltendmachung von Ansprüchen speichern. Nähere Angaben finden Sie in den jeweiligen Abschnitten zu den einzelnen Online-Services.  

5.2. Maßnahmen zur Datensicherheit
Um Ihre übermittelten Daten bestmöglich zu schützen, nutzen wir für unsere Online-Services eine SSL-Verschlüsselung (HTTPS:-Protokoll). Sie erkennen derart verschlüsselte Verbindungen an dem Schloss-Symbol und dem Präfix “https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Sämtliche Daten, welche Sie an unsere Website übermitteln – etwa bei Anfragen, An- und Abmeldungen zu Newslettern oder bei Veranstaltungsanmeldungen – können dank SSL-Verschlüsselung nicht von Dritten gelesen werden.

Wenn Sie eine Anfrage per E-Mail senden, weisen wir darauf hin, dass die Übermittlung per E-Mail aufgrund des technischen Aufbaus des Internets möglicherweise unsicher sein kann und dass unter Umständen Dritte unbefugt diese Nachricht lesen können. Sie müssen daher selbst die Verantwortung für die Wahl dieses Kommunikationsmediums übernehmen. Wenn Ihr E-Mail-Provider diese Möglichkeit bietet, können E-Mails zwischen Ihrem E-Mail-Provider und unserem E-Mail-Server  mittels TLS verschlüsselt werden.

6.Website: Cookies, Tracking Tools sowie Web-Analyse

6.1. Allgemeines zur DatenerhebungAuf unseren Internetplattformen kommen Cookies und Web Beacons zum Einsatz.  Es wird die IP-Adresse des Geräts, von welchem Sie auf unsere Websites zugreifen, so lange gespeichert, wie es für die Betriebssicherheit des Servers notwendig ist, um etwaige Angriffe oder Unregelmäßigkeiten bzw. auftretende Fehler zu analysieren.

6.2. Cookies
Cookies sind kleine Textdateien und dienen dazu, die Darstellung der Website auf Ihrem Gerät zu optimieren, wiederholte Aufrufe unserer Website zu erkennen sowie die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer/innen unserer Website zu ermitteln. Durch die Nutzung unserer Website willigen Sie ein, dass wir Cookies setzen. Sie können in Ihren Browsereinstellungen die Annahme von Cookies verweigern. Wie dies im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers Wenn Sie sich gegen Cookies entscheiden, könnte die Funktionalität unserer Website eventuell eingeschränkt werden. Einige Cookies bleiben zur Wiedererkennung eines erneuten Besuchs unserer Website auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.  

6.3. Social Media Plug-ins 
6.3.1. Youtube
Unsere Website verwendet für die Einbindung von Videos unter anderem den Anbieter YouTube LLC , 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA, vertreten durch Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Wir haben die YouTube-Videos mit dem erweiterten Datenschutzmodus eingebunden: in diesem Fall nimmt YouTube immer noch Kontakt zu dem Dienst Double Klick von Google auf, doch werden dabei laut der Datenschutzerklärung von Google personenbezogene Daten nicht ausgewertet. Dadurch werden von YouTube keine Informationen über die Besucher mehr gespeichert, es sei denn, Sie sehen sich das Video an: Wenn Sie das Video anklicken, wird Ihre IP-Adresse an YouTube übermittelt. Sind Sie bei YouTube eingeloggt, wird diese Information auch Ihrem Benutzerkonto zugeordnet (dies können Sie verhindern, indem Sie sich vor dem Aufrufen des Videos bei YouTube ausloggen). Nähere Informationen können Sie der Datenschutzerklärung von YouTube entnehmen. Zudem verweisen wir für den generellen Umgang mit und die Deaktivierung von Cookies (siehe Punkt 6.4) in unserer Datenschutzerklärung. Google, Inc. hat ein aufrechtes Zertifikat nach dem US-Privacy-Shield. Die Europäische Kommission hat das Regelwerk zum „Privacy Shield“ und dem so generierten Schutzlevel im Wege eines Angemessenheitsbeschlusses als dem europäischen Schutzlevel entsprechend anerkannt.

6.4. Vimeo
Wir haben auf unserer Website auch Videos der Plattform Vimeo, betrieben von der Fa. Vimeo LLC mit Sitz in den USA eingebunden. Beim Aufruf unserer Seite mit dem eingebundenen Video werden noch keine Daten an Vimeo LLC übertragen. Wenn Sie allerdings das Video anklicken und betrachten, werden automatisch Ihre Daten (insbes. Ihre IP-Adresse) über die Nutzung des Videos an dieses Unternehmen übertragen. Wir haben weder Zugriff noch Einfluss auf die übertragenen Daten. Wenn Sie ein Vimeo-Benutzerkonto haben und nicht möchten, dass Vimeo über diese Website Daten über Sie sammelt und mit Ihren bei Vimeo gespeicherten Mitgliedsdaten verknüpft, müssen Sie sich vor dem Anklicken des Videos bei Vimeo ausloggen. Nähere Informationen zur Erfassung und Verarbeitung Ihrer Daten durch Vimeo LLC finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vimeo unter https://vimeo.com/privacy.

Außerdem setzt Vimeo beim Aufruf eines Videos den Tracker Google Analytics ein. Dabei handelt es sich um ein eigenes Tracking von Vimeo, auf das wir keinen Zugriff haben. Sie können die Erfassung durch Google Analytics sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

6.5. Flickr
Wir haben auf unserer Website Fotoalben von Flickr, welches von der Fantastic Fox, Inc. mit Sitz in den USA betrieben wird, eingebunden. Beim Aufruf unserer Seite mit dem Fotoalbum werden keine Daten an Fantastic Fox übertragen. Wenn Sie allerdings den Flickr-Content anklicken und betrachten, werden Ihre Daten (insbes. Ihre IP-Adresse) direkt an dieses Unternehmen übertragen. Wir haben weder Zugriff noch Einfluss auf die übertragenen Daten. Wenn Sie Flickr-Mitglied sind und nicht möchten, dass Fantastic Fox über unsere Website Daten über Sie sammelt und mit Ihren bei Fantastic Fox gespeicherten Mitgliedsdaten verknüpft, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch dieses Internetauftritts bei Flickr ausloggen.

Nähere Informationen zur Erfassung und Verarbeitung Ihrer Daten durch Fantastic Fox finden Sie in der Datenschutzerklärung von Flickr unter: https://www.flickr.com/help/privacy

6.6. Rechtliche Grundlagen
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 OeAD-Gesetzes sowie des Artikels 6 DSGVO, insbesondere aufgrund Ihrer Einwilligung durch Bekanntgabe von personenbezogenen Daten bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses, die Nutzung unserer Website statistisch nachzuvollziehen und andere Medien einbinden zu können.  

7. Nutzung des Newsletter-Services

7.1. Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, An- und Abmeldung, Zweckwidmung
Sie können sich auf unseren Websites für einen oder mehrere unserer Newsletter anmelden. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung ersucht werden. Wir benötigen jedenfalls Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie die Einwilligung zum Bezug des/der Newsletter/s. Ohne die Bekanntgabe dieser Daten ist die Übermittlung unserer Newsletter nicht möglich. Um Sie zielgerichtet mit Informationen zu versorgen, ist es außerdem notwendig, dass Sie wählen, ob Sie sich als Vertreter/in einer Institution oder als Privatperson anmelden. Für Institutionsangehörige erheben und verarbeiten wir den Namen Ihrer Institution sowie freiwillige Angaben zu Ihrer Funktion und Abteilung. Sollten Sie unsere Printprodukte erhalten wollen, benötigen wir außerdem Ihre Postanschrift. Um Sie gezielt zu Veranstaltungen einladen zu können, die für Sie relevant sind, können Sie Ihre Themeninteressen angeben. Sie können sich von unseren Newsletter-Angeboten abmelden, indem Sie sich in Ihr User-Profil einloogen (nur möglich, wenn Sie mindestens zwei Newsletter der Abteilung Public Science abonniert haben) oder den Abmelde-Link am Ende unserer Newsletter anklicken.  

7.2. Interne Kennzeichnungen
Die OeAD-GmbH wird gegebenenfalls Ihrem Datensatz aufgrund ihrer Institutionszugehörigkeit interne Zuordnungen zu Zielgruppen hinzufügen (z.B. Gremien, Institutionen im Bildungssektor). Dies geschieht aufgrund unseres überwiegenden Interesses, um Sie im Sinne des OeAD-Gesetzes noch gezielter mit Informationen über die Services der OeAD-GmbH versorgen zu können. Sie können natürlich auch diesbezüglich Ihre Rechte gemäß Abschnitt 4 (inkl. Auskunft, Widerruf oder Löschung) geltend machen.  

7.3. Ansprechpartner/innen in der OeAD-GmbH für Auskunft, Berichtigung und Löschung
Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Versand unserer Newsletter (auch An- und Abmeldung) können Sie selbst über den entsprechenden Link in jedem Newsletter ändern. Alternativ und für Anfragen zur Verarbeitung, für Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten senden Sie bitte eine E-Mail an sparklingscience@oead.at.  

7.4. Rechtliche Grundlagen, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 Abs. 2 Z 4, 7 und 10 OeAD-Gesetz sowie des Artikel 6 Abs. 1 lit a (Einwilligung) und lit e DSGVO (Wahrnehmung unseres gesetzlichen Auftrags zur Öffentlichkeitsarbeit in unserem Aufgabenbereich). Ihre Daten werden bei kompletter Abmeldung vom Newsletter-Service, bei Widerruf der Einwilligung und beim Antrag auf Löschung umgehend gelöscht.

8. Anfragen per E-Mail

8.1. Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung
Anfragen per E-Mail an uns werden von unserem eigenen Mailserver entgegengenommen. Diese Daten geben wir (außer in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen) ohne Ihre Einwilligung nicht an Dritte weiter. Wir verwenden Sie lediglich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.  

8.2. Rechtliche Grundlagen, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 Z 4 und 7 OeAD-Gesetz sowie Artikel 6 Abs. 1 lit a DSGVO (Einwilligung). Ihre Daten werden für die Dauer von drei Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert.  

9. Anmeldung zu Veranstaltungen

9.1. Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung
Ihre bei der Online-Anmeldung für Veranstaltungen angegebenen Daten werden zur Vorbereitung, ggf. zur Übermittlung von Veranstaltungsunterlagen, zur Durchführung der Veranstaltung, zur Dokumentation der Veranstaltung (insbes. mittels Listen der Teilnehmer/innen), ggf. zur Übermittlung von Vortragsunterlagen sowie zur Veranstaltungsdokumentation und zur Evaluierung der Veranstaltungen verarbeitet und gespeichert. Mit Ausnahme von Punkt 9.2 werden keine Daten an Dritte weitergegeben. Mit der Anmeldung erteilen Sie auch die Zustimmung zur Verarbeitung und zur Veröffentlichung von auf der Veranstaltung angefertigten Fotos und Videos zur Dokumentation, in Publikationen der OeAD-GmbH oder im Internet.  

9.2. Weitergabe von Daten an Referent/innen, andere Veranstaltungsteilnehmer/innen, Kooperationspartner/innen und Auftraggeber/innen
Im Sinne der optimalen inhaltlichen Vorbereitung der Referent/innen und des fachlichen Austauschs der Teilnehmer/innen untereinander werden Name und Institution an die Referent/innen bzw. anderen Teilnehmer/innen (geschlossener Personenkreis) weitergegeben. Ebenso müssen diese Angaben, ergänzt um Ihre Unterschrift zur Bestätigung Ihrer Teilnahme, an unseren Eigentümer (Republik Österreich) und den jeweiligen Auftraggeber der Veranstaltung (z.B. Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung; Europäische Kommission) zum Nachweis über die Durchführung und Beteiligung an der Veranstaltung übermittelt werden. Zur Vorbereitung und Abwicklung der Veranstaltung kann es auch erforderlich sein, die Teilnehmer/innenliste an Kooperationspartner/innen, mit welchen die konkrete Veranstaltung abgewickelt wird, weiterzugeben.  

9.3. Widerruf zur Zustimmung zur Nutzung von Fotos und Videos
Wir weisen darauf hin, dass auf den Veranstaltungen Fotos und ggf. Videos zur Dokumentation der Veranstaltung und zur Veröffentlichung in Publikationen und elektronischen Medien angefertigt werden. Wenn Sie nicht auf diesen zur Veröffentlichung bestimmten Fotos bzw. Videos abgebildet sein  wollen, teilen Sie dies bitte direkt auf der Veranstaltung dem Fotografen/der Fotografin mit oder halten Sie sich in Bereichen auf, wo nicht (einzelne Personen erkennbar) fotografiert bzw. gefilmt wird. Die Verwendung dieser Fotos und Videos kann auch später durch eine Nachricht an datenschutz@oead.at widerrufen werden. Unsere Veröffentlichung der betroffenen Fotos und Videos wird umgehend nach Eintreffen des Widerrufs eingestellt oder die betroffenen Fotos bzw. Videos werden nach Eintreffen des Widerrufs von uns so bearbeitet, sodass keine Identifizierung mehr möglich ist. Bis zum Zeitpunkt des Eintreffens des Widerrufs erfolgte Veröffentlichungen bleiben davon unberührt. 

9.4. Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des § 3 Abs. 2 Z 4, 7 und 10 OeAD-Gesetz sowie Artikel 6 Abs. 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse der OeAD-GmbH zur Dokumentation der Veranstaltung gegenüber Eigentümer und Auftraggebern sowie zur Durchführung der uns gesetzlich vorgeschriebenen Öffentlichkeitsarbeit). Die Daten werden zu Nachweis- und Kontrollzwecken gegenüber den die Veranstaltung finanzierenden Stellen (z.B. Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung; Europäische Kommission) und ihren Kontrollorganen (z.B. Rechnungshof) zehn Jahre ab Veranstaltungsende aufbewahrt und dann gelöscht.

10. Antragstellung für und Förderabwicklung der Förderungs-/Stipendienprogramme des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF) sowie der Austrian Development Agency (ADA) oder Drittmittelprogramme

10.1. Betroffene Förderprogramme
Dieser Abschnitt erläutert die Datenverwendung im Zuge Ihrer Bewerbung und im Falle der Zuerkennung für die Abwicklung einer Förderung (eines Stipendiums) aus Mitteln der Republik Österreich. Dies umfasst insbesondere die Programme CEEPUS, Ernst Mach-Stipendien, Monbukagakusho-Stipendium (Japan), Stipendien der Stipendienstiftung der Republik Österreich, Aktion Österreich-Slowakei, Aktion Österreich-Tschechien, Aktion Österreich-Ungarn, Franz Werfel-Stipendium, Richard Plaschka-Stipendium, Wissenschaftlich-Technische Zusammenarbeit (WTZ), Andrássy Postgraduate-Stipendium, Auslandspraktikum Deutsch als Fremdsprache (DaF), Auslandspraktikum für Studierende des Masterstudiums "Österreichstudien – Kulturen, Literaturen, Sprachen" an der Universität Wien, Doktoratsstipendium für Mitteleuropäische Geschichte an der Andrássy Universität Budapest, Doktoratsstipendium für das Europäisches Hochschulinstitut Florenz, Japan Society for the Promotion of Science-Stipendium, Lektoratsprogramm, Marietta Blau Stipendium, APPEAR, ASEA-UNINET, Eurasia-Pacific Uninet, Sparkling Science, Top Citizen Science, Förderprogramm Erstellung von digitalen Lehr- und Lernmitteln mit Citizen Science-Methoden, HERAS Scholarship Programme, Talent Austria-Stipendien und Preise, IMPULSE Iran-Austria und Kommission für Entwicklungsforschung (KEF).  

10.2. Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung
Ihre bei der Online-Registrierung und bei der Online-Bewerbung angegebenen Daten werden gemäß § 2g Forschungsorganisationsgesetz (FOG) für die Bearbeitung der Bewerbung, für die Beurteilung durch Gutachter/innen, für den Versand von Zuerkennungs- oder Ablehnungsschreiben, für den Vertragsabschluss, für die Übermittlung von Informationen für die Vorbereitung des geförderten Aufenthalts bzw. Projekts, für die Auszahlung und Abrechnung der Förderung sowie für die Nachbetreuung verwendet. Ihre Daten werden gemäß § 10a OeAD-Gesetz nach Abschluss Ihres Aufenthalts bzw. Ihres geförderten Projekts an die Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank übermittelt. Gemäß § 2g Abs. 1 Z 2 FOG können ausgewählte Daten im Internet oder im Rahmen öffentlich zugänglicher Berichte veröffentlicht werden.  

10.3. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten dritter Personen
Wenn Sie im Zuge der Antragstellung oder im Rahmen Ihrer Berichts- und Abrechnungspflichten personenbezogene Daten Dritter (nämlich von Projektpartner/innen, Arbeitnehmer/innen, anderen im Rahmen des Projekts beschäftigte Personen) an uns übermitteln, sind Sie verpflichtet, die betroffenen Personen über diese Datenübermittlung und Datenverwendung zu informieren. Wir verarbeiten deren Daten gemäß § 2g Forschungsorganisationsgesetz. Diese Personen können Ihre Rechte auf Auskunft, auf Berichtigung und auf Einschränkung der Verarbeitung unter datenschutz@oead.at geltend machen. Das Recht auf Löschung und auf Widerspruch sind gemäß Gesetz allerdings ausgeschlossen.  

10.4. Weitergabe von Daten an Dritte
Ihre Daten werden gemäß § 2g FOG an Gutachter/innen (ggf. auch in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumes) weitergegeben. 
Im Falle einer Zuerkennung bzw. Gewährung einer Förderung werden Ihre Daten auch an die aufnehmende Einrichtung und Ihre/n dortige/n Betreuer/in und bei Drittstaatsangehörigen, welche einen Aufenthalt in Österreich absolvieren, auch an das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMEIA) zur Weitergabe an die zuständige Vertretungsbehörde für die Ausstellung des Einreisevisums und das Bundesministerium für Inneres (BMI) zur Weitergabe an die zuständigen Aufenthaltsbehörden für die Ausstellung des Aufenthaltstitels weitergegeben. 
Sofern Sie in Ihrer Bewerbung angeben, eine Unterkunft in Österreich vermittelt zu erhalten, werden Ihre Stammdaten und Daten zur Aufenthaltsdauer an die OeAD-WohnraumverwaltungsGmbH weitergegeben. 
Weiters können wir gemäß Art 6 Abs. 1 lit e DSGVO (öffentliches Interesse) Ihre personenbezogenen Daten, auch über die von Ihnen selbst erteilten Auskünfte hinaus, für die Beurteilung des Vorliegens der Förderungsvoraussetzung und zur Prüfung des Verwendungsnachweises bzw. der Abrechnung, z.B. zur Vermeidung von Doppelförderungen, durch Rückfragen bei den in Betracht kommenden Organen des Bundes oder bei anderen Rechtsträgern, die einschlägige Förderungen zuerkennen oder abwickeln oder bei sonstigen Dritten, erheben und an diese übermitteln sowie Transparenzportalabfragen gemäß § 32 Abs 5 TDBG 2012, BGBl. I Nr. 99/2012, in der jeweils geltenden Fassung, durchführen. Sämtliche Auszahlungen der Förderungen sowie Rückforderungen und Rückzahlungen müssen an das Bundesministerium für Finanzen (Transparenzportal) gemeldet werden. 
Es kann auch dazu kommen, dass Ihre Daten insbesondere an Organe und Beauftragte des Rechnungshofes (insbesondere gemäß Rechnungshofgesetz 1948, BGBl. Nr. 144/1948, in der jeweils geltenden Fassung), des Bundesministeriums für Finanzen (insbesondere gemäß Bundeshaushaltsgesetz 2013, BGBl. I Nr. 139/2009, sowie gemäß §§ 13 und 14 ARR 2014, beide in der jeweils geltenden Fassung) und der Europäischen Union nach den EU-rechtlichen Bestimmungen übermittelt oder offengelegt werden müssen. 

10.5. Übermittlung von Daten ins Ausland
Zur Beurteilung/Prüfung von Anträgen und zur Prüfung von Abrechnungen können Ihre Daten auch an wissenschaftliche Einrichtungen, andere Förder- und Zuwendungsstellen sowie an Gutachter/innen und Mitglieder von durch die finanzierende Stelle eingesetzten Auswahlkommissionen in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union übermittelt werden. Wenn Sie sich für eine Förderung für einen Aufenthalt im Ausland beworben haben, können Ihre Bewerbungsdaten in der Phase der Auswahl an Auswahlkommissionen (zutreffend für Bewerbungen für Japan, Heras, Ceepus, Eurasia Pacific Uninet, ASEA-UNINET, Lektoratsprogramm) und nach Gewährung einer Förderung (betrifft alle „Outgoing“-Programme) an die ausländische aufnehmende Einrichtung weitergegeben werden, auch wenn diese ihren Sitz außerhalb des EU/EWR-Raums hat.  

10.6. Einschränkung Ihrer Rechte
Für die Verarbeitungen gemäß § 2g Abs. 1 Z 1 (Aufbewahrungsfrist für Förderunterlagen) und 2 (Veröffentlichung im Internet und in Berichten) sowie Abs. 4 (Projektangaben und Angaben zu am Projekt beteiligten Personen) sind das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO ab dem Zeitpunkt der Zuerkennung von Fördermitteln ausgeschlossen. Ebenso sind in Bezug auf die Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank gemäß § 10 Abs. 3 OeAD-Gesetz das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 Abs. 3 lit b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO ausgeschlossen. 

10.7 Ansprechpersonen in der OeAD-GmbH
Für Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Widerruf und Löschung stehen Ihnen die Mitarbeiter/innen der Abteilung Public Science gerne zur Verfügung:

Alternativ oder wenn Sie die zuständige Abteilung nicht wissen, können Sie Ihre Anträge auch bei unserem Datenschutzbeauftragten (siehe Abschnitt 4) einbringen.  

10.8. Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des §2g Forschungsorganisationsgesetz (Verarbeitungen durch Art 89-Förder- und Zuwendungsstellen), § 3 Abs. 4 und 5 OeAD-Gesetz (Weitergabe von Daten an BMEIA und BMI), § 10a OeAD-Gesetz (Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank) und Art 6 Absatz 1 lit b DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages und zu vorvertraglichen Maßnahmen). Die Datenübermittlung in Drittstaaten erfolgt auf Basis Artikel 49 Absatz 1 lit b (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages und zu vorvertraglichen Maßnahmen) und lit d DSGVO (wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses). 
Wenn Sie die Registrierung zur Vorbereitung einer Online-Bewerbung nicht abschließen, d.h. nicht innerhalb von 7 Tagen den Aktivierungslink bestätigen, werden Ihre Registrierungsdaten automatisch gelöscht. 
Wenn Sie Daten für einen Antrag eingeben, dann jedoch keinen Antrag stellen, werden diese Daten für die Dauer von einem Jahr aufbewahrt und erst danach automatisch gelöscht, damit Sie im Folgejahr für einen allfälligen neuen Antrag diese Daten wieder verwenden können. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die eingegebenen Daten jederzeit vorher selbst zu löschen. 
Sobald Sie einen Antrag abgesendet haben, werden Ihre Daten gemäß § 2g Abs. 1 FOG jedenfalls für die Dauer von zehn Jahren, und zwar

  1. im Falle der Zurücknahme oder Nichtweiterverfolgung der Bewerbung oder einer negativen Entscheidung ab dem letzten Kontakt und
  2. im Falle einer positiven Entscheidung ab dem Ende des Jahres der Auszahlung der gesamten Fördermittel aufbewahrt.

Für die Verarbeitungen gemäß § 2g Abs. 1 Z 1 (Aufbewahrungsfrist für Förderunterlagen) und 2 (Veröffentlichung im Internet und in Berichten) sowie Abs. 4 (Projektangaben und Angaben zu am Projekt beteiligten Personen) sind das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO und das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO ab dem Zeitpunkt der Zuerkennung von Fördermitteln ausgeschlossen.

11. Registrierung auf stima.at/scholarships.at/sop-at.com für die Bearbeitung und Begutachtung von Anträgen (Sachbearbeiter/innen, Expert/innen, Gutachter/innen, Mitglieder von Auswahlkommissionen)

11.1. Nutzung Ihrer Daten
Für die Online-Registrierung auf scholarships.at oder für Wissenschaftlich-Technische Zusammenarbeit (WTZ) auf https://www.sop-at.com sind Ihr Titel, Name, Ihr Geschlecht, Ihre Institution und Ihre E-Mail-Adresse erforderlich. Diese Daten werden verarbeitet und gespeichert. Unsererseits ergänzen wir bei Gutachter/innen noch die Studien- bzw. Fachbereiche (Wissenschaftsdisziplinen), für welche Sie Gutachten erstellen können, sowie ggf. spezielle Forschungsgebiete und wann Sie für welche Anträge Gutachten erstellt haben. Im Zuge der Nutzung der Datenbank kommen personenbezogen Nutzungsdaten (Log-Daten) hinzu, wobei insbesondere Datum und Uhrzeit der An- und Abmeldung, Ihre IP-Adresse, der von Ihnen verwendete Internetbrowser sowie vorgenommene Abfragen und Änderungen gespeichert werden. 

11.2. Auftragsverarbeiter
Die gegenständlichen Datenanwendungen werden von IT-Dienstleistern in unserem Auftrag betrieben, welche im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern können Sie unter datenschutz@oead.at anfragen.

11.3. Weitergabe von Daten an Dritte
Ihre Daten werden nur in gesetzlich vorgesehenen Fällen sowie an die zuständigen Organe unserer Auftraggeber (wie das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, die Austrian Development Agency) und deren Kontrollorgane (wie dem Rechnungshof) weitergeben. Ebenso erhalten die Mitglieder der von den Auftraggebern eingesetzten Auswahlgremien Name und Fachbereich der Gutachter/innen übermittelt. Die Antragsteller/innen erhalten hingegen keine Daten der Gutachter/innen.

11.4. Übermittlung von Daten ins Ausland
Wenn die Auswahlkommission auch von Mitgliedern ausländischer Einrichtungen beschickt wird (Aktionsprogramme, Richard Plaschka-Stipendium), werden Ihre Daten und Ihre Gutachten auch an diese Personen mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum weitergegeben.

11.5. Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung (gemäß Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO) und auf Basis von §2g Forschungsorganisationsgesetz (Verarbeitungen durch Art 89-Förder- und Zuwendungsstellen). Ihre Daten werden solange gespeichert, wie Sie als Gutachter/in oder als Sachbearbeiter/in zur Verfügung stehen bzw. bis zu Ihrem Widerruf. Bis zum Antrag auf Widerruf bzw. bis zum Antrag auf Löschung Ihrer Daten erbrachte Leistungen werden (gemeinsam mit Ihrem Namen und Ihrer Institutionszugehörigkeit) gemäß § 10a OeAD-Gesetz in der Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank verarbeitet und gespeichert. Das Recht auf Löschung bzw. Widerruf hinsichtlich dieser Daten in der Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank ist gemäß § 10a Abs. 3 OeAD-Gesetz ausgeschlossen. 

12. Führung eines Gutachter/innenverzeichnisses

12.1. Betroffene Förderprogramme
Sparkling Science

12.2. Erhebung der Daten, Zweckbindung
Aufgrund der Recherche in öffentlich zugänglichen Quellen (wie Websites von Forschungseinrichtungen, Publikationen) und auf Empfehlung von anderen Gutachter/innen nehmen wir Personen in unsere Gutachter/innendatenbank auf und kontaktieren sie, ob sie bereit wären, Förderungsanträge und Schlussberichte zu beurteilen. Im Falle der Zusage nehmen wir Name, Forschungseinrichtung, Kontaktdaten und Fachbereich/Forschungsgebiete in die Datenbank auf und speichern im Falle der Beauftragung auch die erstellten Gutachten und allfällige Honorarauszahlungen. In weiterer Folge werden auch die folgenden, konkreten Anfragen zur Beurteilung (egal ob sie übernommen oder abgelehnt wurden) sowie durchgeführte Beurteilungen gespeichert. Im Falle der Absage werden mit Einwilligung der betroffenen Person nur Name und Kontaktdaten der betroffenen Person mit dem Vermerk, dass sie für die Beurteilung von Anträgen und Berichten nicht zur Verfügung steht und daher nicht mehr angefragt werden soll, gespeichert; auf Wunsch können auch diese verbleibenden Daten komplett gelöscht werden.

12.3. Weitergabe von Daten an Dritte
Ihre Daten sowie die erstellten Beurteilungen werden außer in gesetzlich vorgesehenen Fällen nur an die zuständigen Organe unserer Auftraggeber (insbesondere das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung) und an deren Kontrollorgane (insbesondere dem Rechnungshof) weitergegeben. Ebenso erhalten die Mitglieder der von den Auftraggebern für das jeweilige Förderprogramm eingesetzten Auswahlgremien Name, Institution und Fachbereich der Gutachter/innen übermittelt. Die Antragsteller/innen erhalten hingegen keine Daten der Gutachter/innen.

12.4. Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung (gemäß Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO) bzw. aufgrund des öffentlichen Interesses, für alle Fachbereiche mehrere Gutachter/innen ansprechen zu können (Art 6 Absatz 1 lit e DSGVO) und auf Basis von §2g Forschungsorganisationsgesetz (Verarbeitungen durch Art 89-Förder- und Zuwendungsstellen). Ihre Daten werden solange gespeichert, wie Sie als Gutachter/in zur Verfügung stehen bzw. bis zu Ihrem Widerruf oder Antrag auf Löschung. Wenn Sie ein Gutachten erstellt haben, werden Ihre Personendaten, das Gutachten, allfällige dazugehörige Korrespondenz sowie allfällige Honorarauszahlungen zum Nachweis der korrekten Abwicklung gegenüber der finanzierenden Einrichtung (Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung) 10 Jahre lang ab Abschluss des geförderten Projekts aufbewahrt.